خرید خارجی

خرید خارجی عبارتست از «تهیه، تدارک و اکتساب کالا و خدمات مورد نیاز با کیفیت مطلوب و قیمت مناسب، در زمان مناسب و از منبع مورد اطمینان در ازای پرداخت ارزش آن». در ارتباط با تعریف فوق باید متذکر شد که مناسب بودن خرید امری نسبی است و به معنای  بهترین نیست، بلکه مناسب بودن یک محصول یا خدمت به عوامل مورد نظر مشترک بستگی دارد و بنابراین مناسب بودن محصول عبارتست از منطبق بودن آن محصول  با خواسته های مشتری، و به عبارت روشن تر مناسب یعنی قابل قبول بودن از نظرسازمان.

• خرید نقش بسیار مهم و اساسی در قیمت تمام شده محصول در واحدهای تولیدی دارد. واحدهائی که مواد اولیه و نیازهای خط تولید توسط بخش خرید (اعم از داخلی یا خارجی) انجام می‌شود. به عنوان مثال خرید مواد اولیه با ضایعات بیشتر از حد استاندارد بسته بندی غلط، قیمت گران و… در قیمت تمام شده محصول نقش مستقیم و موثر دارد.
• خرید به جز نیازهای خط تولید نیاز سایر واحدهای سازمان را نیز تامین می‌کند که البته عدم تامین به موقع نیازمندی‌ها می‌تواند در روند کلی سازمان اثرگذار باشد.
• خرید (به ویژه خرید خارجی) از واحدهائی است که منحصرا نقدینگی بسیار زیادی از اعتبارات سازمان را در اختیار داشته و چگونگی صرف این نقدینگی به صورت منطقی و ارزشمند خود به خود اهمیت این واحد را دو چندان می‌کند.
• خرید تنها واحد مرتبط با بازارهای داخلی و خارجی بوده و می‌تواند آئینه تمام نمای تغییرات بازار و تحولات آن برای سازمان و راس هرم باشد. و دلایل بسیار دیگر که دلالت بر اهمیت این واحد و تخصصی بودن آن می‌نماید.

ویژگی‌های خرید خارجی خوب

در صحنه تجارت جهانی برای خرید خوب حداقل از ۶ عامل نام برده می‌شود که به صورت یک بسته (Package) بایستی در خرید رعایت نمود.

١. کیفیت مناسب (Right Quality)

٢. کمیت مناسب (Right Quantity)

٣. زمان مناسب (Right Time)

۴. زمان تحویل مناسب (Right Delivery time)

۵. تامین کننده مناسب (Right Supplier)

۶. قیمت مناسب (Right Price)

کیفیت مناسب

آنچه که قرار است بخریم. در حقیقت کیفیت مناسب میزان تطابق مشخصات اقلام وارداتی با آنچه مورد نیاز بوده است را بیان می‌کند.

مقدار مناسب

آن سطح و حجمی را که نشان دهنده نیاز ماست بیان می‌کند طبیعی است که هرگونه افزایش یا کاهش در آن موجبات اختلال در روند فعالیت‌های سازمان در زمینه‌های حبس سرمایه و یا عدم تامین کامل نیاز را بوجود می‌آورد.

زمان مناسب

زمان مناسب به معنی زمان آغاز عملیات مربوط به خرید خارجی است که به عواملی همانند فرآیند ساخت آیتم، انحصاری یا رقابتی بودن فروشندگان، اولویت و اهمیت آیتم مورد نیاز مرتبط است.

زمان تحویل مناسب

این زمان اشاره به زمان مناسب شارژ انبار یا تحویل اقلام به انبار سازمان دارد. بدیهی است زمان تحویل مناسب یکی از پارامترهای مهم و اثرگذار در ارزیابی پیشنهادات رسیده از طرف فروشندگان خواهد بود.

تامین کننده مناسب

تامین کننده در حقیقت همان طرف قرارداد است که می‌تواند تولید کننده یا سازنده، نماینده، کار گزار، واسطه، دلال و غیره باشد. در بخش MRP‌ های سه گانه در مورد چگونگی تعیین تامین کننده مناسب توضیح داده خواهد شد.

قیمت مناسب

به طور اصولی قیمت مناسب زمانی معنی پیدا می‌کند که ۵ عامل اشاره شده در فوق تحقق پیدا کرده باشند، طبیعی است که پس از حصول به این موارد کمترین بهای پیشنهادی منطقی بوده و در حقیقت کمترین بهای پیشنهادی به معنای قیمت مناسب به کار خواهد رفت.

سه فاکتور اساسی در خرید خارجی

۱. برنامه ریزی تامین نیازمندی‌ها (Material Requirement Planning)

۲. برنامه ریزی تامین منابع ساخت (Manufacturing Resource Planning)

۳. قیمت‌های پیشنهادی فروشنده (Manufacturers Recommended price)

۱. برنامه ریزی تامین نیازمندی‌ها

سازمان‌های پیشرفته معمولا قبل از شروع هر دوره از فعالیتها و یا همزمان با آن به بخش خرید خود (به ویژه خرید خارجی) اطلاعات زیر را اعلام می‌کنند که در حقیقت نوعی برنامه ریزی به حساب می‌آید. موفقیت در اجرای صحیح مدیریت خرید در گرو بررسی دقیق عوامل و متغیرهای زیر می باشد:

• الف) چه چیزی:  قبل از هر اقدام عملی برای خرید، لازم است مشخصات و نوع کالایی که باید خریداری شود، مشخص گردد که اینکار از طریق بررسی و کسب نظرات شفاهی یا مکتوب واحد یا واحدهای درخواست کننده و نیز سایر واحدهایی که بطور مستقیم درگیر با کالاهای مذکور هستند از قبیل واحدهای تولید، بازاریابی، فروش و … صورت می پذیرد.ب) چه زمانی: موفقیت در امر خرید تا حدود زیادی به مناسب بودن زمان خرید بستگی دارد، از این رو باید زمان دقیقی که کالا  باید خریداری و در اختیار واحدهای درخواست کننده قرار گیرد و نیز فواصل زمانی خریدهای فعلی و آتی سازمان،  برای مدیران خرید و کارپردازان سازمان، مشخص  گردد.

  ج) چه منبعی : واحدهای خرید معمولاً بدنبال یافتن منابع مطمئن و قابل اعتمادی برای خریدهای خود می باشند و این موضوع از حساسیت خاصی برای سازمان برخوردار است زیرا علاوه بر تأثیر مستقیمی که بر فرآیند خرید و متغیرهای آن  مثل قیمت و کیفیت دارد، در کاهش هزینه های زمانی و حتی قیمت و کیفیت و …(در خریدهای آتی سازمان بعنوان یک مزیت نسبی)نیز نقش دارد. بر همین مبنا سازمانها تلاش می کنند منبعی مناسب برای خریدهای مداوم و تکراری خود انتخاب نمایند.

در حقیقت این موارد می‌تواند به نوعی برنامه ریزی را در سازمان تداعی نموده و راه را برای بخش خرید خارجی هموار نماید.

نیازمندیها هنگامی که مشخص شد در مرحله بعدی بایستی اولویت‌ها مشخص گردد. بدیهی است که همه نیازمندی‌ها نمی‌تواند در ابتدای دوره خریداری و تحویل انبار گردد. عوامل اثرگذار در تعیین اولویت‌ها را می‌توان به عنوان نمونه نقش آیتم در تولید، میزان تقاضا برای آیتم میزان ارزی که برای آن اختصاص داده می‌شود، و غیره… برشمرد.

به جز اولویت‌ها مثال زده شده عوامل دیگری که می‌تواند در تعیین رتبه بندی برای اولویت اثرگذار باشد عبارتند از:

١. انحصاری یا رقابتی بودن مورد خرید

۲. پیچیدگی عرضه یا تولید محصول مورد نیاز

در بازار رقابتی خریدار (واردکننده در شرایطی قرار می‌گیرد که حق انتخاب داشته و معمولا محدودیت از نظر زمان و دیگر پارامترها ندارد. در مقابل هنگامی که در شرایط روبرو شدن با فروشنده انحصاری قرار می‌گیرد مسلما این شرایط چندان مناسب او نیست بنابر این موقعیت فروشنده می‌تواند از عوامل تاثیر گذار در رده بندی اولویت‌ها برای تدارک کالا باشد. عامل دیگری که برای تعیین اولویت بایستی مورد توجه وارد کننده قرار گیرد پیچیدگی عرضه با تولید محصول مورد نیاز است. به همین دلیل امروزه یک کارشناس خبره خرید خارجی بایستی با فرآیندهای ساخت و تولید آشنایی داشته تا بتواند لیست اولویت را کامل کند.

فرآیندهای ساخت یا تولید عبارتند از:

۱. فرآیند ساخت یا تولید کارگاهی یا سفارشی(Job Shop)

۲. فرآیند ساخت یا تولید دسته‌ای (Batch)

۳. فرآیند ساخت یا تولید انبوه یا مونتاژ (Assembly line)

۴. فرآیند ساخت یا تولید مستمر با پیوسته (Continuous)

همان طور که ملاحظه می‌شود فرآیندها از بالا تا پایین به زمان‌های متفاوت برای ساخت و تولید اشاره دارند. طبیعی است برای آن دسته از اقلامی که نیاز به سفارش داشته و انحصارا برای وارد کننده ساخته می‌شود فرآیند ساخت از دیگر فرآیندها طولانی تر خواهد بود. بنابراین اقدامات ابتدائی برای خرید خارجی یعنی (Right Time) می‌بایستی حداقل با توجه به دو عامل فرآیند ساخت و انحصار یا رقابتی بودن محصول فروشنده تعیین شود.

(Lead time) یا زمان انتظار که از صدور درخواست خرید آغاز و تا شارژ انبار ادامه دارد در فرآیند خرید خارجی و بستن لوپ یا حلقه آن نقش مهمی داشته و از وظایف مهم و تخصصی کارشناس خرید خارجی آشنائی با ۲ عامل اشاره شده فوق می‌باشد تا بتواند زمان انتظار را محاسبه و اقدامات اولیه خرید را به هنگام آغاز نماید.

مطالب فوق در ماتریس زیر نشان داده شده و می‌توان حتی با بررسی موقعیت فروشنده و پیچیدگی عرضه و ساخت رویه و سیاست مذاکره برای خرید را طراحی نمود.

۲. برنامه ریزی تامین منابع ساخت

حصول اطمینان از جریان مستمر و منظم مواد و کالای مورد نیاز به درون سازمان: بعنوان یک اصل بسیار اساسی باید تأکید نمود که تحت هیچ شرایطی سازمان نباید با کمبود کالا و تجهیزات مواجه شود. این تأکید بدلیل هزینه های  بسیار بالایی است که نبود و یا کمبود کالا و مواد برای سازمان در پی خواهد داشت. برخی از این هزینه شامل موارد ذیل می باشند.

• هزینه های فرصت از دست رفته
• کاهش اعتبارسازمان بدلیل عدم تأمین به موقع سفارشات مشتریان
• کاهش راندمان سازمان بدلیل فعالیت با ظرفیت غیرکامل

بر این اساس، سازمانها  اقدام به برنامه ریزی های مختلفی جهت اطمینان از جریان منظم کالا به سازمان می نمایند. پس از برنامه ریزی دقیق برای تعیین نیازمندی هائی که بایستی از خارج در زمان معین خریداری گردد موضوع صلاحیت و اعتبار فروشندگان و تولیدکنندگان در کشور خارجی مطرح می‌گردد که واحد کارشناسی منابع تحت پوشش برنامه ریزی برای تامین منابع مسئولیت این مهم را به عهده دارد.

این واحد می‌تواند در بخش بازرگانی سازمان و به عنوان واحدی مستقل خدمات خود را در سازمان‌های بزرگ به قسمت خرید خارجی ارائه دهد.

در سازمان‌هائی که فاقد چنین واحدی هستند راه‌های زیر به منظور ایجاد و حفظ و تقویت و روزآمد کردن آن پیشنهاد می‌گردد.

۱. استفاده از آرشیو فعلی قسمت خرید خارجی جهت ارزیابی

۲. استفاده از سوابق شرکتهای دوست و همکار که در فعالیت‌های مشابه در ایران کار می‌کنند.

۳. اشتراک در مجلات و نشریات معتبر بازرگانی / اقتصادی / مالی معتبر جهانی مثل کتاب سال اروپا Yellowpage, Kompass و غیره

۴. تماس مستمر با نهادهای مرتبط با بازرگانی خارجی همانند وزارت بازرگانی وزارت صنایع، بانک مرکزی/ اتاق بازرگانی ایران/ اتاق‌های بازرگانی تهران و شهرستان‌ها

۵. مراجعه به وابسته بازرگانی Commercial attache در کنسول گری‌ها و سفارتخانه‌های خارجی مستقر در جمهوری اسلامی ایران.

۶. شرکت مستمر در نمایشگاه‌های مرتبط با اقلام وارداتی در سطوح بین المللی منطقه ای، محلی، بومی، ملی و…

۷. مراجعه به سایت‌های مرتبط با خرید خارجی

۸. دیگر راه‌هائی که منجر به اخذ اطلاعات و در نهایت استفاده از پتانسیل جهان برای خرید خارجی می‌گردد.

چگونگی ارزیابی فروشندگان و تولیدکنندگان

ارزیابی تامین کنندگان نیازمندی‌های سازمان می‌تواند از طرق گوناگون صورت پذیرفته و میزان توانمندی‌های آنان از جنبه‌های گوناگون برای انجام پروژه و یا تدارک اقلام درخواستی بررسی گردد.

حداقل از چهار جنبه یا بعد با استفاده از پرسشنامه، بازید کارخانه یا مکاتبه و دیگر ابزار می‌توان این ویژگی‌ها را به شرح زیر بررسی و وزن و ضریب لازم را برای مدیریت خرید خارجی و تامین کنندگان تعیین نمود.

۱. توانمندی فنی (Technical ability)

۲. مناسب بودن یا کفایت تسهیلات ساخت (-Adequacy of Manufacturing facilities- Manufacturing capability)

۳. توان مالی (Financial Strength (standing))

۴. قابلیت مدیریتی ( Management Capability)

توجه: سازمان‌هایی که فاقد واحد Souring Division یا کارشناسی منابع خرید هستند و در فکر ایجاد آن می‌باشند توصیه می‌گردد این حرکت را موازی با آنچه در سازمان به صورت سنتی می‌گذرد انجام دهند و البته هنگامی که این واحد ازجنبه‌های گوناگون تقویت و به روز شد آنگاه کلیه درخواست خریدها و نیازهای سازمان قبل از آن که به قسمت خرید خارجی برسد برای تعیین منابع مناسب به این واحد بایستی ارسال گردد. در این واحد پیشاپیش فهرستی از فروشندگان که در لیست‌های به اصطلاح سفید یا سیاه قرار گرفته اند تعیین شده که حسب مورد به آنها مراجعه و اسامی و آدرس فروشندگان واجد شرایط و ذی صلاح همراه با درخواست خرید به قسمت خرید خارجی ارسال می‌گردد.

۳. قیمت‌های پیشنهادی فروشنده

قیمت‌های توصیه شده یا پیشنهادی سازنده یا فروشنده اشاره به میزان پذیرش ریسک و مسئولیت از یک سو و هزینه‌های پرداختی یا دریافتی توسط خریدار – فروشنده دارد. این موضوع و سایر نکات بسیار مهم در فصول بعدی تحت عنوان اینکوترمز ۲۰۰۰ (۲۰۰۰ Incoterms) به تفصیل مورد بحث قرار خواهد گرفت.